Diagramas de Fluxos de Dados

A.1 Introdução

O diagrama de fluxo de dados - DFD - representa o fluxo de dados num sistema de informação, assim como as sucessivas transformações que estes sofrem. O DFD é uma ferramenta gráfica que transcreve, de forma não técnica, a lógica do procedimento do sistema em estudo, sendo usada por diferentes métodos e principalmente pelos classificados como orientados a processos Pre87 . O DFD é a ferramenta mais usada para documentar a fase de análise do convencional ciclo de desenvolvimento de sistemas de informação. Em 1986 um inquérito levado a cabo por Pre87 revelou que
15 em 45 projectos de desenvolvimento de sistemas de informação usavam, já nessa
altura, diagramas de fluxo de dados.

Uma vez que o DFD só representa a lógica, ou seja, o quê do sistema, a informação de controlo não é representada neste diagrama. Nos diagramas originais de fluxo de dados, a informação de controlo não era considerada; no entanto nos últimos anos alguns autores Pre87 alargaram os conceitos envolvidos neste diagrama para que pudesse ser utilizado para sistemas em que o tempo é um elemento crucial - sistemas de tempo real. A versão dos diagramas de fluxo de dados onde a informação de controlo é representada não é apresentada neste apêndice.

O diagrama de fluxo de dados apresenta sempre quatro objectos de um sistema de informação: fluxo de dados, processos, arquivos de dados e entidades externas. Esta ferramenta é usada por diferentes autores, por exemplo Gane & Sarson Sar85 e DeMarco & Yourdon Dem78 , que recorrem a métodos e símbolos diferentes para representar cada objecto (Figura A.1).
GANE / SARSON DEMARCO ENTIDADE
EXTERNA

FLUXO
DE DADOS

ARQUIVO DE DADOS

PROCESSO

Figura A.1: Representação dos símbolos a utilizar no desenho de um DFD

No entanto, qualquer autor que use estes diagramas define os objectos do sistema da mesma forma:

entidades externas - pessoa, grupo de pessoas ou subsistema/sistema fora do sistema em estudo que recebem dados do sistema e/ou enviam dados para o sistema. As entidades externas funcionam sempre como origem/destino de dados;

fluxo de dados - dados que fluem entre processos, entre processos e arquivos de dados ou ainda entre processos e entidades externas, sem nenhuma especificação temporal (por exemplo ocorrência de processos simultâneos, ou todas as semanas);

arquivo de dados - meio de armazenamento de dados para posterior acesso e/ou actualização por um processo;


processo - recebe dados de entrada e transforma estes dados num fluxo de saída.

A.2 Regras de utilização dos objectos

Embora nem todos os autores utilizem os mesmos símbolos para representar os diferentes objectos do sistema, todos eles permitem que, ao desenhar um DFD, um símbolo que represente um objecto particular possa ser duplicado (pode-se por exemplo, representar duas ou mais vezes uma entidade externa). Contudo deve ser reduzida ao mínimo a duplicação do mesmo objecto.

Assim, só para evitar o cruzamento de linhas e melhorar a leitura do DFD é que se deve duplicar o mesmo objecto; DeMarco não utiliza nenhuma convenção para mostrar que um determinado símbolo está a ser duplicado.

As regras de desenho de um DFD, para duplicação de símbolos, são as seguintes:

uma entidade externa podem ser repetida livremente;

um arquivo de dados pode ser repetido livremente;

um fluxo de dados só pode ser repetido quando é saída de mais do que um processo e/ou arquivo de dados e/ou entidade externa. No entanto, neste caso representam-se todas as ocorrências do fluxo de dados e não se mostra que é repetido pois dois fluxos de dados individuais diferem ou na origem ou no destino;

um processo nunca pode ser duplicado pois ocorre uma única vez na sequência de procedimentos do sistema representado pelo DFD.

Para cada processo é utilizado um número identificador, colocado na parte superior do símbolo.

O fluxo de dados é sempre representado por uma seta de preferência horizontal e/ou vertical, com a seta a indicar a direcção do fluxo. Ao desenhar-se o DFD, e quando se cruzam fluxo de dados, quebram-se as linhas que os representam, através de um arco ou uma interrupção.

A.3 Atribuição de nomes aos objectos

Qualquer objecto do sistema representado no DFD tem de ter um nome elucidativo e claro para que um utilizador comum possa interpretar facilmente o diagrama; os nomes devem reflectir exactamente a actividade do sistema.

O DFD representa dados que fluem num sistema, pelo que qualquer fluxo de dados é obrigatoriamente constituído por dados; portanto, dados e informação são palavras que, quer sozinhas, quer em conjugação com um substantivo, nunca devem ser utilizadas para denominar um fluxo de dados. Também, uma vez que são os dados que fluem, nomes como produtos, ou livros, não devem ser usados para denominar um fluxo de dados, pois induzem a ideia de matéria e não de dados.

Todos os autores obrigam a que o nome de um processo seja constituído por um único verbo e um substantivo, devidamente escolhidos para que transmitam claramente o que o processo faz. Assim verbos como processar, examinar, tratar, nunca devem ser usados pois são redundantes com o próprio conceito de processo e não clarificam a própria actividade do processo.

Também, uma vez que o DFD representa logicamente o sistema, abstraindo-se de conceitos físicos, verbos como enviar ou armazenar não podem ser usados, pois têm um cariz físico.

Certos autores estipulam que o nome atribuído a entidades externas e arquivos de dados deve ser escrito em letras maiúsculas e que o nome atribuído a processos e fluxos de dados deve ser escrito em minúsculas, excepto a primeira letra.

A.4 Como ligar os objectos

Os fluxos de dados ligam entre si os outros objectos do sistema representados num DFD (processos, arquivos de dados e entidades externas); a ligação não é arbitrária pelo que obedece a regras bem definidas.

Um processo tem, obrigatoriamente, pelo menos um fluxo de entrada e um fluxo de saída, podendo ser a origem de um fluxo para um determinado processo, um arquivo de dados ou uma entidade externa. De igual forma, o destino de um fluxo de um determinado processo pode ser outro processo, um arquivo de dados ou uma entidade externa. Assim qualquer fluxo de dados tem sempre uma origem e um destino, sendo sempre necessariamente um deles um processo. Um fluxo de dados tem obrigatoriamente um e um só sentido.

Um arquivo de dados tem também, pelo menos, um fluxo para e/ou um processo (os arquivos de dados estão sempre ligados a processos), não sendo obrigatório ter ambos, pois um arquivo de dados pode só ser actualizado ou só ser acedido pelo sistema em estudo, significando que um outro sistema também o utiliza.

Nunca se pode ter num DFD uma ligação entre uma entidade externa e um arquivo de dados, entre dois arquivos de dados e entre duas entidades externas. Neste último caso, se há fluxo entre duas entidades externas ao sistema em estudo, pode-se dizer que esse fluxo não pertence ao referido sistema e assim não deve ser considerado no diagrama.

A.5 Elaboração de um DFD

Embora a prática torne fácil a elaboração de um DFD, é no entanto de importância vital efectuar sempre o estudo cuidadoso da definição da fronteira que delimita o sistema, pois só a partir daí é possível identificar os elementos que vão fazer parte do diagrama: entidades externas, processos, arquivos e fluxos de dados.

Para a elaboração de um DFD utiliza-se a abordagem “top-down” em que cada um dos diferentes níveis de detalhe do sistema em estudo é mostrado através de diferentes níveis de DFD. A primeira representação do sistema é elaborada através de um diagrama conhecido como diagrama de contexto. Este diagrama, denominado nível 0, é representado através de um processo e dos fluxos de entrada e saída do sistema, o que permite delimitar a área em estudo. O diagrama de contexto é decomposto num primeiro DFD onde são mostrados os principais processos, fluxos e arquivos de dados bem como as entidades externas envolvidas. Se ao diagrama de contexto se chama nível 0 então este primeiro DFD será de nível 1.


Quando se desenha o primeiro DFD, é necessário verificar se todos os processos têm o mesmo nível de detalhe, isto é, se algum dos processos representados não é mais do que uma sub-actividade de um processo também representado, ou se dois ou mais processos mostram mais detalhe que outros processos também representados, podendo aqueles serem considerados um único processo com um objectivo mais geral.

Depois, cada processo de DFD de nível 1 pode ser decomposto sucessivamente noutros DFDs onde já se mostram mais detalhes da lógica de procedimento. Nestes DFDs já são considerados tratamentos de erros e excepções e aparecem também alguns arquivos e fluxos de dados de uso localizado. Esta técnica de subdividir DFDs de nível superior em DFDs que representam sucessivamente o sistema com mais detalhe é conhecida por “levelling” (Figura A.2).

Diagrama de contexto Nível 0

1 2 3

DFD Nível 1


2.1 2.2

DFD Nível 2


Figura A.2: Decomposição por níveis de diagramas de fluxo de dados


Não há uma regra geral que diga quando se deve acabar com esta subdivisão; alguns autores defendem que é quando os processos estão sob a forma de primitiva funcional, outros que não se devem ultrapassar sete níveis de detalhe. No entanto, todos os autores dizem que quando se decompõe um processo num outro DFD de detalhe deve haver conservação de fluxos, isto é, os fluxos que entram e saem do processo do DFD de nível superior, têm também que entrar e sair no DFD que representa a decomposição desse processo; esta propriedade é denominada por “balancing”.


Apêndice B


Empresa Z - estudo de um caso



O caso apresentado neste apêndice vai ser usado como ambiente de demonstração dos problemas típicos nas empresas, descritos no capítulo 2. A empresa Z possui clientes a quem presta serviços e vende produtos. A origem dos produtos e serviços é a própria empresa - produção; no entanto, alguns dos produtos e serviços podem ser adquiridos, quer por incapacidade de satisfazer todos os pedidos realizados pelos clientes, quer para realizar vendas de produtos e serviços não produzidos pela empresa.

A figura B.1 descreve, com base num diagrama de fluxo de dados (apresentado no apêndice A), a empresa Z. Na empresa, consideram-se as entidades externas CLIENTE, FORNECEDOR, ESPECIALISTA EXTERNO, ESTADO e BANCOS, como os parceiros principais para a realização da actividade comercial descrita.

Os processos que compõem a actividade da empresa são nove. São apenas considerados os processos principais que constituem os grandes agrupamentos que caracterizam a actividade comercial e sua interligação com a produção interna e externa à empresa. Cada um dos processos considerados não é decomposto de forma a não reduzir o carácter geral da empresa descrita.

(1) Diálogo comercial (fornecedores) - este processo é responsável pelo estabelecimento e pela manutenção dos acordos comerciais com fornecedores e especialistas externos. Simultaneamente, é responsável pelo registo e pela manutenção dos depósitos de dados sobre serviços especializados externos e fornecedores.
(2) Diálogo técnico com exterior - é responsável pelo esclarecimento de dúvidas quanto a produtos ou serviços oriundos do exterior da empresa, representando a empresa junto dos seus fornecedores e é também responsável pela manutenção do depósito de dados relativo aos produtos.
(3) Análise técnica - este processo agrupa actividades de diálogo com especialistas externos e assume a realização de estudos que viabilizam a decisão de produção ou subcontratação.
(4) Compras - é responsável pelo controlo e pelo contacto de compra de produtos e serviços.
(5) Actividade técnico comercial - este processo funciona como centro de coordenação de actividade, tomando a decisão de venda ao cliente, realizando o orçamento. Decide ainda da produção ou subcontratação de produtos e serviços.



(6) Controlo de existências - efectua a gestão de stocks de produtos, realizando a manutenção do depósito de dados, de nome e de existência.
(7) Actividade comercial - relativa a clientes, é responsável pelo diálogo com a entidade cliente e pela manutenção do depósito de dados clientes.
( Produção - é responsável pelo processo de produção de produtos e serviços na empresa e pelos depósitos de dados relativos à sua capacidade de produção e ao registo de custos associados com cada produto ou serviço. (9) Contabilidade - este processo é responsável pelo fluxo de documentos contabilísticos da empresa e pelo registo quantificado da actividade da empresa. O processo coordena a actividade com as entidades externas no que respeita a fluxos de informação contabilística e mantém os depósitos de dados necessários para suportar a sua actividade: valores, contas correntes e facturação.

De forma a permitir a interligação dos diversos processos que compõem a actividade da empresa, são utilizados fluxos de dados e depósitos de dados. Os depósitos de dados, que suportam o fluxo de dados na empresa de forma assíncrona, registam os dados úteis a vários processos que, de forma independente, recolhem e actualizam informação. Os depósitos de dados considerados são os seguintes:

Serviços externos especializados - informação sobre fornecedores de serviços especializados; identificação do fornecedor, dados contabilísticos, condições comerciais, serviços e observações sobre prestação de serviços. Fornecedores - informação sobre fornecedores; identificação do fornecedor, dados contabilísticos, condições comerciais, produtos, prazos de entrega, distribuição, contactos.
Produtos - informação técnica sobre produtos, referenciais, características, preço, fornecedores.
Serviços e métodos - informação sobre processos e práticas de produção e de apoio a projectos.
Capacidade de produção - equipamentos disponíveis, tipo de produção, tarefas, tempos e recursos humanos.
Existências - informação sobre stocks de produtos, quantidade, referência, preço e local.
Diário dos custos de produção - tipo de actividade, tempo, recursos envolvidos, operador responsável e preço.
Clientes - identificação, morada, dados comerciais, contacto, observações, referência.
Facturação - dados relativos ao histórico de vendas aos clientes, emissão de facturas e restantes documentos contabilísticos.
Contas correntes - registo do histórico de fluxo de informação contabilística entre a empresa e cada um dos seus clientes.
Valores - registo dos movimentos e das operações realizadas com os bancos envolvendo valores.

A empresa Z pretende constituir-se como uma empresa tipo, que sirva como ambiente de demonstração, resultado do levantamento efectuado acerca dos problemas típicos.


Figura B.1: Diagrama de Fluxo de Dados da empresa Z

Apêndice C Glossário


Acontecimento - conjunto de dados que descreve uma determinada acção sobre uma entidade.

Aplicações de grupo multimédia - conjunto de facilidades que viabiliza a utilização conjunta e coordenada de dados em formato multimédia, permitindo a manipulação e a partilha da mesma imagem do conjunto de dados.

Conhecimento - informação hierarquizada, que possibilita a avaliação das informações disponíveis para a decisão. Terceiro nível do conhecimento.

Correio electrónico multimédia - extensão ao serviço de correio electrónico tradicional de modo a permitir a inclusão de dados em formato multimédia.

Dados - descritores e qualificadores dos itens necessários à operação do sistema. Elementos atómicos, de primeiro nível de conhecimento, para referência de entidades e acontecimentos.

Dispositivo tecnológico - conjunto de sistemas hardware e software adequado ao desempenho de cada utilizador e que torna possíveis as operações realizadas por cada profissional, no acesso à informação.

Entidade - item referenciado por um conjunto de dados ao qual é possível associar acontecimentos.

Facilidade de uso - grau com que o utilizador consegue aprender e usar um sistema;
pretende-se que seja o mais elevada possível.

Fluxo de dados - movimento de dados resultante do tratamento, comunicação e cruzamento de dados para funcionamento do sistema. Designado também por primeiro ciclo do sistema.

Fluxo de informação - movimento de referências e agrupamento de dados no sistema. Também designado por segundo ciclo do sistema.



Imagem digital de dados - colecção de dados organizados que, de acordo com determinadas opções tecnológicas e funcionais, representam as necessidades de informação para as actividades que a organização pretende desenvolver.

Informação - nível de abstracção de dados mais elaborado. Agrupamento de dados com determinado objectivo.

Movimento da informação - transferência de informação que ocorre entre o sistema de informação da empresa, o exterior e o seu interior, entre os diversos subsistemas.

Multimédia - utilização simultânea de vários média para suporte de uma mensagem.

Níveis de conhecimento - estratificação das necessidades de informação em três níveis: dados, informação e conhecimento.

Níveis de responsabilidade - divisão do fluxo de informação de acordo com características de operação diferentes tanto em termos de dados e informação envolvidos como no tipo de tarefa a que se destinam. São considerados três níveis: operacional, táctico e estratégico.

Posto multimédia - sistema integrado de oferta de informação a um utilizador individual. Tirando partido de facilidades de interacção, o dispositivo tecnológico que constitui o posto multimédia permite a navegação sobre um conjunto de dados em formato multimédia.

Qualidade da informação - grau com que determinada informação responde a requisitos de precisão, de oportunidade, de estar completa e de ser concisa.

Sistema - conjunto de partes que interligadas forma um todo, com objectivos comuns.

Sistema aberto - um sistema aberto é todo e qualquer sistema que utilize, de forma coerente, normas públicas de modo a possibilitar que produtos, equipamentos e serviços, adquiridos de modo independente e separado a diversos fornecedores, comuniquem e funcionem em conjunto.

Sistema de acesso à informação - sistema definido pelo presente estudo que engloba o utilizador e o dispositivo tecnológico, tornando a interacção entre estes dois subsistemas o elemento condicionador do fluxo de informação.

Sistema de gestão de base de dados - programa de computador que gere um depósito de dados permanente.

Sistema de Informação - unidade responsável pela circulação de dados e informação necessários ao funcionamento de um sistema.

Sistema Multimédia - sistema que inclui hardware e software (dispositivo tecnológico) e que viabiliza a integração de elementos de texto, dados, gráficos, animação, música, imagens, voz e vídeo, obtidos independentemente de várias fontes e “montados” num único interface de utilizador ou apresentação.



Tecnologias de informação - conjunto de procedimentos, técnicas e dispositivos que, recorrendo ao uso de sistemas digitais e mecânicos, facilitam a circulação de dados e informação.

Teleformação - viabilização do processo de ensino/aprendizagem à distância, com meios de comunicação que possibilitam a “descarga” de informação, recolha de trabalhos e avaliação dos mesmos; possui facilidades de comunicação nos dois sentidos da relação utilizador/aplicação.

Teletrabalho - forma de trabalho em que o profissional não possui o seu local de trabalho nas instalações da empresa mas que se encontra ligado a esta remotamente, através de meios de comunicação que possibilitam a recepção/emissão de informação necessária à actividade e o correspondente envio do produto do trabalho realizado.

Utilizador - indivíduo com necessidades próprias, bem determinadas. Cada indivíduo isolado ou em grupo conta como um utilizador.



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